Автоматизированная система управленческого документооборота(АСУД) создана TopS BI совместно с «ФСК ЕЭС» на базе продуктов EMC Documentum и СУБД Oracle и предназначена для комплексной автоматизации документооборота компании «ФСК ЕЭС», ее филиалов, а также дочерних и зависимых акционерных обществ (ДЗО).

В системе АСУД реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства и организационно-распорядительного документооборота, а также поддержка работы с договорами. Обеспечена возможность одновременной работы с документом нескольких пользователей (включая редактирование и согласование), детального отслеживания всех этапов согласования и исполнения документов, реализовано строгое разграничение прав доступа к документам.

Для поддержки работы руководителей компании специально для них создана подсистема «Мобильный офис»,которая предоставляет удобный интерфейс по наложению резолюций и контролю исполнения поручений, дает возможность дистанционной и мобильной работы с системой.

Благодаря возможностям территориально-распределенной работы платформы EMC Documentumсистема обеспечивает поддержку многофилиальности. Это позволлило связать в рамках единой системы все филиалы и ДЗО «ФСК ЕЭС», расположенные в различных регионах России. При этом для каждой подключенной к системе организации в рамках единого хранилища документов системы могут быть выделены отдельные сегменты хранилища, в которых возможна индивидуальная настройка прав доступа, workflow и бизнес-процессов для конкретной организации. При необходимости, индивидуальный сегмент хранилища организации может быть размещен на отдельной программно-аппаратной площадке с возможностью настройки репликации необходимых данных с центральной системой.

В результате создано типовое проектное решение АСУД, и специалисты TopS BI и «ФСК ЕЭС» выполнили его полномасштабное внедрение в исполнительной дирекции и всех филиалах сетевой компании. Осуществлен также первый этап тиражирования АСУД на предприятиях распределительного сетевого комплекса: в МРСК и РСК. Тиражирование обеспечивает создание единого информационного пространства и комплексную автоматизацию бизнес-процессов документационного обеспечения компаний.

Число пользователей АСУД в настоящее время превышает 11 тыс. человек. Продолжается тиражирование системы в компаниях МРСК и РСК. В настоящее время это одно из самых крупных внедрений EMC Documentum в России и странах СНГ. Разработанная система оформлена в типовое пакетированное решение и сегодня используется специалистами TopS BI при создании систем управленческого документооборота в других компаниях.

«Автоматизированная система управленческого документооборота, которая была разработана в соответствии с требованиями компании, охватывает все процессы делопроизводства, - отмечает Наталия Кувшинова, Начальник Департамента административного управления и делопроизводства ОАО «ФСК ЕЭС». – Внедрение АСУД в исполнительном аппарате и филиалах ФСК позволило создать единую электронную базу документов, обеспечить возможность быстрого поиска и веерной рассылки документов, осуществлять согласование организационно-распорядительных документов в электронном виде, а также помогло выстроить систему контроля исполнения поручений, оперативного получения статистических отчетов о количестве и качестве исполненных поручений в подразделениях компании. Система АСУД стала одним из основных инструментов поддержки управления многофилиальной компанией «ФСК ЕЭС».