Для поддержания темпов развития и облегчения задач управления телекомпанией ее руководство приняло решение внедрить информационную систему, которая бы повысила эффективность работы с документами, автоматизировала процессы документационного обеспечения, контроля исполнения документов, а также ведение электронных архивов. Разработка и внедрение системы была поручена компании TopS BI.

По итогам предпроектного обследования специалисты TopS BI определили схемы документооборота телекомпании, сформулировали и согласовали требования к системе. Основными задачами, которые должна была решить корпоративная система управления документами, были признаны сокращение временных затрат на согласование документов, контроль их исполнения и сбор статистической информации. В качестве технологической платформы было выбрано разработанное компанией TopS BI решение TopS BI DocHouse.

На первом этапе создания системы были автоматизированы процессы формирования, согласования и утверждения заявок на осуществление платежей. Система позволила формировать заявки на основе единого шаблона и обеспечивать необходимый для инициаторов платежей уровень прозрачности прохождения заявок. Были также реализованы функции поиска документов по их наименованию, содержимому и полям карточки, поддержка контроля версий, ведение истории работ с документами и разграничение прав доступа. В результате телекомпания получила возможность быстро и своевременно направлять счета в оплату.

На втором этапе проекта был автоматизирован процесс согласования и утверждения договоров.

Преимущества внедряемой в телекомпании системы управления документами TopS BI DocHouse – удобство работы пользователей, невысокая стоимость, надежность защиты информации, легкость в обслуживании, оперативная настройка на новые виды документов. Эффективное взаимодействие представителей телекомпании и TopS BI на всех этапах реализации проекта позволило осуществить автоматизацию утверждения заявок на платежи и согласования договоров в сжатые сроки и обеспечить максимальное соответствие системы требованиям пользователей.



Отзывы клиентов

Внедрение корпоративной системы хранения документов TopS BI DocHouse Хранилище в инвестиционном банке