Обзор подсистем управления документами TopS BI DocHouse

Система управления документами TopS BI DocHouse обеспечивает решение следующих задач:

  • организацию централизованного структурированного хранения документов с разграничением прав доступа к информации;
  • организацию удобного доступа сотрудников, вне зависимости от расположения их рабочих мест, к корпоративным документам и поиск документов. В том числе обеспечение эффективной работы с документами сотрудников удаленных подразделений, даже при использовании каналов связи невысокого качества;
  • организацию совместной работы сотрудников с документами, ведение истории работы с документами, хранение их версий;
  • автоматизацию регистрации и учета входящих и исходящих документов;
  • унификацию шаблонов корпоративных документов;
  • организацию централизованного электронного документооборота;
  • унификацию и автоматизацию процессов согласования и утверждения документов путем создания маршрутов их движения любой степени сложности;
  • контроль статуса исполнения документов.

Таким образом, система управления документами TopS BI DocHouse позволит компании успешно бороться с ситуациями, снижающими эффективность работы компании:

  • уменьшить потери времени на поиск нужного документа, вызванные  отсутствием на рабочем месте ответственного сотрудника, непонятной структурой папок на файловом сервере, неясными названиями документов, отсутствием оповещений об изменениях в документе, наличием нескольких версий одного и того же документа;
  • исключить дублирование работы, связанное с невозможностью быстро найти уже существующий в компании документ;
  • исключить потери информации, связанные с уходом из компании отвечавших за нее работников, поломкой персонального компьютера, неправильным сохранением версий документа при коллективной работе с ним;
  • снизить затраты времени на согласование и утверждение документов, связанные с негативным влиянием человеческого фактора, перегруженностью сотрудников, отсутствием в офисе ответственных сотрудников, потерей документов;
  • повысить "прозрачность" процессов работы с документами и обеспечить контроль их исполнения, повысить исполнительскую дисциплину;
  • получить возможность оптимизации деятельности компании на основе дополнительной информации о работе ее сотрудников и подразделений.

Основная функциональность подсистем TopS BI DocHouse

Хранилище (Storage)

Подсистема позволит организовать централизованный электронный архив документов с гибкой рубрикацией, согласованной политикой информационной безопасности и распределения прав доступа к документам. Система даст возможность быстро и эффективно организовать удалённый доступ к информации для уполномоченных пользователей.

За счёт максимального использования готовых технологий Microsoft Office System и интеграции c Microsoft Active Directory, TopS BI DocHouse предоставит пользователям возможность работать с документами через привычный интерфейс и позволит значительно снизить затраты на сопровождение корпоративной библиотеки документов.

Возможности Tops BI DocHouse для организации хранилища документов.

  • Централизованное хранение документов.
  • Создание шаблонов и типовых вариантов документов.
  • Динамическая рубрикация: персональная, общая. Динамический рубрикатор позволяет настроить удобную иерархию группировки документов в зависимости от их свойств. Пользователь может настроить собственный рубрикатор.
  • Поиск документов по содержанию и атрибутам. Пользователь может искать документ как по полям карточки документа, так и по его содержанию с учетом морфологии русского языка. Каждый тип документа в системе обладает собственным набором свойств, по которым ведется поиск, существует возможность хранения набора поисковых критериев.
  • Контроль версий документов (ручной и автоматический).
  • Рассылка оповещений об изменении содержания и статуса документов.
  • Интеграция с Microsoft Office и внешними источниками информации.
  • Коллективная работа с документами.
  • Механизм напоминаний и уведомлений (событийных и управляемых).
  • Управление правами доступа пользователей.
  • Удаленный доступ к корпоративным данным пользователей мобильных устройств.

В системе по умолчанию поддерживаются два пользовательских интерфейса: русский и английский. При необходимости с помощью инструментов администратора можно перевести интерфейсы на любой язык.

Документооборот (Workflow)

Система TopS BI DocHouse позволит формализовать и унифицировать пути движения документов внутри организации, автоматизировать бизнес-процессы согласования документов и совместной работы над ними различных подразделений и распределенных офисов, контролировать статус рассмотрения документов, вести историю работы с документами. Тем самым система значительно сократит время, затрачиваемое работниками компании на поиск, согласование и утверждение документов, и повысит управляемость организации.

Возможности TopS BI DocHouse для организации документооборота.

  • Централизованное управление корпоративными документами.
  • Настройка маршрутов обработки документов любой степени сложности с помощью простого и удобного редактора маршрутов на базе Microsoft Visio.
  • Механизм заместителей (система предусматривает возможность настройки прав доступа для заместителей сотрудников, то есть сотрудник может войти в систему под именем  пользователя, которого он замещает).
  • Механизм автоматической обработки документов.
  • Механизм истечения срока обработки документа.
  • Возможность пакетной обработки документов.
  • Интеграция с системой электронной почты Microsoft Outlook.
  • Возможность построения отчетов.
  • Ведение истории работы с документами.

Интеграция

Готовый набор интерфейсов позволит настроить интеграцию системы управления документами с различными внешними источниками данных и корпоративными системами. Базовая поставка включает адаптеры для интеграции со следующими системами:

  • Microsoft CRM,
  • Microsoft Project,
  • Web Services,
  • Active Directory,
  • SQL Server.

Набор адаптеров постоянно растет.

Решение TopS BI DocHouse обеспечивает надежную защиту конфиденциальных данных системы документооборота. Безопасность обеспечивается стандартными средствами IIS, SQL Server и Active Directory.

Используемые технологии дают возможность применять открытые программные интерфейсы (API) в случае необходимости экспорта данных из системы.

Реализация специализированных требований компании-заказчика

Система TopS BI DocHouse является платформой, на базе которой специалисты TopS BI готовы предложить решение в соответствии с задачами и требованиями компании-заказчика. Объем необходимой доработки в каждом случае определяется индивидуально.

При внедрении системы обеспечивается обучение пользователей и администраторов работе с системой. В процессе эксплуатации системы администратор сможет самостоятельно настраивать следующие функции.

  • Создавать новые маршруты обработки документов.
  • Создавать новые карточки документов со сложной логикой (т.е. новые виды электронных форм документов с необходимым набором атрибутов).
  • Управлять правами доступа пользователей.
  • «Подключать» внешние источники данных, в том числе программные приложения.
  • Создавать новые рубрикаторы для отображения иерархии документов.
  • Готовить шаблоны для документов.