С целью организации централизованного учета и хранения документов в единой электронной библиотеке, обеспечения авторизованного доступа к документам сотрудников и возможностей оперативного поиска электронных документов руководство банка приняло решение о внедрении корпоративной системы хранения документов. Создание системы было поручено компании TopS BI.

В качестве технологической платформы системы был выбран комплекс «TopS BI DocHouse Хранилище», разработанный компанией TopS BI и входящий в пакет интегрированных решений для автоматизации процессов управления документами TopS BI DocHouse.

На первом этапе проекта система была внедрена в юридическом департаменте московского офиса банка. Деятельность этого подразделения связана с наибольшим количеством документов компании.

В результате внедрения системы сотрудники юридического департамента получили доступ к единому хранилищу данных корпоративной отчетности предприятия. Механизм авторизованного доступа позволяет поддерживать безопасность хранения и использования документов, а поисковая система - оперативно осуществлять поиск документов, как по атрибутам, так и по содержимому. Кроме того, система поддерживает возможность совместной работы с документами, возможность создания связей между ними, хранение версий документов.

В настоящее время продолжается внедрение системы в других департаментах банка. При этом разрабатываются специализированные решения, учитывающие специфику работы этих департаментов, а также расширяется функциональность внедряемой системы.