Закупки – один из ключевых элементов бизнеса современной компании. Снижение расходов, связанных с закупкой материалов и услуг, позволяет компании повысить рентабельность. Вместе с тем, недопустимо снижение качества закупаемых продуктов, а значит, необходим выбор квалифицированных поставщиков, формирование с ними устойчивых и взаимовыгодных партнерских отношений. Управление этими процессами позволяет компании уменьшить риски закупок. Системы управления отношениями с поставщиками на базе решения SAP SRM – эффективный инструмент оптимизации закупочной деятельности компании.

Компания TopS BI предлагает услуги по построению эффективной системы управления закупочной деятельностью на базе решения SAP Supplier Relationship Management (SRM).

Системы управления отношениями с поставщиками позволяют решать следующие задачи.

  • Осуществлять сбор, регистрацию и анализ потребностей всех подразделений компании в закупках материалов и услуг. Планировать график закупок.
  • Выбирать оптимальные источники поставок (проводить оценку квалификации поставщиков, тендеры и аукционы).
  • Заключать и контролировать исполнение контрактов (договоров) с поставщиками.
  • Организовать централизованное снабжение всего предприятия и учет общих затрат на снабжение.
  • Осуществлять тактический и стратегический анализ отношений с поставщиками.

В результате компания получает возможности:

  • снизить расходы на закупки путем консолидации потребностей подразделений, сокращения разовых закупок, оптимизации цен в результате тендеров и аукционов;
  • сократить закупочный цикл за счет автоматизации рутинных операций взаимодействия с поставщикам;
  • оптимизировать базу источников поставок и повысить качество снабжения.

Система на базе SAP SRM может работать в интеграции с любыми решениями управления логистической цепочкой (SCM), управления жизненным циклом продукта (PLM) или планирования ресурсов предприятия (ERP), как производства фирмы SAP, так и других поставщиков. Решение SAP SRM полностью интегрируется с другими компонентами SAP Business Suite, в том числе с SAP ERP.

Организация централизованных закупок в SAP SRM

Предлагаемое решение наиболее эффективно для крупных компаний, где закупка материалов и услуг является существенным фактором затрат.

Основные функции системы управления закупочной деятельностью на базе SAP SRM

Стратегическое снабжение (выбор поставщика).

  • Аналитика выбора источников поставки. Система позволяет отслеживать общие затраты компании на снабжение, выявлять факты избыточности числа поставщиков для однотипных позиций, анализировать рыночные цены и, соответственно, добиваться лучших условий контрактов.
  • Аттестация поставщиков. Оценка эффективности взаимодействия с поставщиками помогает выбрать партнеров, отвечающих определенным критериям компании, оптимизировать отношения с существующими поставщиками.
  • Проведение тендеров и аукционов. Эти инструменты позволяют сопоставить возможности поставщиков и выбрать партнера с оптимальными по цене и качеству продуктами.
  • Управление контрактами. Отделы снабжения различных подразделений получают возможность использовать для ряда категорий продуктов уже существующие в компании договоры поставки.

Оперативное снабжение (закупки основных и вспомогательных материалов и услуг).

  • Самостоятельные закупки (самообслуживание сотрудников). Сотрудники подразделений получают возможность самостоятельного оформления потребностей в материалах и услугах с помощью «закупочной корзины» системы.
  • Плановые закупки. Система позволяет автоматизировать закупки материалов, используемых в основных бизнес-процессах компании. При этом функциональность выбора источника поставки интегрируется с подсистемой управления логистической цепочкой учетной системы компании (ERP-системы).
  • Закупки услуг. Система обеспечивает управление и контроль расходов, связанных с закупкой услуг (например, консалтинга), а также управления контрактами на привлечение сторонней рабочей силы.

Вовлечение поставщиков в процесс снабжения компании. Партнерам предоставляется возможность участвовать в процессах снабжения компании. Поставщикам предоставляется функциональность самообслуживания (портал поставщика) и электронного документооборота, с возможностью удаленной работы через Интернет. Доступ к внутренним системам компании по управлению заказами, счетами, спецификациями, управление информацией в каталогах, взаимный обмен электронными документами и другие дополнительные функции повышают эффективность взаимодействия с поставщиками.

Управление бизнес-контентом. Консолидация и управление содержимым электронных каталогов дает возможность ведения, сопоставления и анализа информации о товарах и поставщиках. Система позволяет создать унифицированный электронный каталог закупок и обеспечивает его ведение, в том числе импорт данных из внешних источников, редактирование данных, индексирование позиций каталога. Система также позволяет использовать собственные каталоги поставщиков.

Подробнее о возможностях решений SAP SRM

Преимущества внедрения SAP SRM

На современных предприятиях задачи учета существующих закупочных договоров, контроля их исполнения и оплаты закупок материалов и услуг обеспечиваются ERP-системой. Решение задачи планирования закупочных процедур и поисков источников поставки остается за рамками ERP-системы. Реализация этих функций с помощью системы SRM, интегрированной с приложениями ERP по управлению логистикой, способствует снижению себестоимости реализованной продукции на уровне компании в целом.

Закупочные процессы, автоматизируемые в ERP (модуль управления логистикой), обеспечивают следующие функции.

  • Регистрацию потребностей от производства либо сбыта.
  • Ведение рамочных договоров.
  • Формирование заказов на поставку.
  • Регистрацию платежей.
  • Регистрацию поступлений материала и актов выполнения работ.
  • Регистрацию счетов-фактур.

Внедрение SRM предоставляет дополнительные возможности.

  • Вести источники поставки, не регистрируя их в корпоративных справочниках контрагентов.
  • Проводить согласование и утверждение закупочных заявок.
  • Автоматизировать закупочные процедуры разных видов: конкурсы, запросы предложений, запросы цен.
  • Использовать единую точку хранения проектной и закупочной документации.
  • Вести каталоги товаров и услуг поставщиков, не занося их в общекорпоративную базу нормативно-справочной информации.
  • Проводить аттестацию и квалификацию поставщиков.

Интеграция решения SAP SRM с ERP-системой предприятия позволяет не только автоматизировать полный цикл взаимоотношений с поставщиками, но и обеспечить синхронизацию с функционированием системы планирования ресурсов предприятия, что обеспечивает эффективную работу по всему блоку управления закупками.

Услуги TopS BI по внедрению систем на базе решения SAP SRM

Перед внедрением системы специалисты TopS BI проводят диагностику текущего состояния информационных систем и бизнес-процессов компании-заказчика, по результатам которой принимается решение о целесообразности, сути и форме проекта внедрения.

Осуществляется проектирование и настройка системы в соответствии с утвержденной моделью бизнес-процессов, развертывание прототипа системы, развертывание промышленной конфигурации системы. Стандартный жизненный цикл проекта по внедрению информационной системы, как правило, включает также обучение персонала заказчика работе с системой, техническую поддержку и сопровождение всех внедренных информационных систем.

Проектную деятельность по внедрению информационных систем компания TopS BI осуществляет на основании корпоративных стандартов по управлению качеством, основанных на требованиях международного стандарта на системы качества ISO 9001, и по управлению проектами, основанных на требованиях методологии управления проектами PMI PMBoK 2000, а также методологии компании SAP. В ходе внедрения осуществляется регулярный мониторинг работ и анализ рисков проекта, принимаются меры по снижению или устранению рисков.

Пример проекта создания системы управления закупками на базе решения SAP SRM

В настоящее время TopS BI создает корпоративную информационную систему на основе решения SAP Business Suite – Supply Relationship Management (SRM) для управления закупочной деятельностью компании ОАО «ФСК ЕЭС».

Основными целями создания корпоративной информационной системы на базе инновационного функционала SAP Business Suite – SRM являются:

  • повышение эффективности закупочной деятельности компании ОАО «ФСК ЕЭС» за счет внедрения централизованной информационной системы, с унифицированным доступом к данным и функциям;
  • сокращение расходов и издержек вследствие автоматизации закупочных процессов и процессов контроля и исполнения договорных обязательств.

Система охватывает исполнительный аппарат в Москве и все филиалы компании – более 80 площадок по всей России. При построении системы реализуется решение по обеспечению сбора заявок на закупки от подразделений управляющей компании и филиалов. Система обеспечивает контроль реализации закупочных процедур с помощью оперативного доступа к информации о получении и использовании средств, эффективности осуществляемых закупок, сравнения плановых и фактических показателей и формирования отчетности. Осуществляется автоматизация планирования и организации закупочных процедур, учета и анализа предложений, проведения регламентированных процедур выбора поставщиков и подрядчиков, а также автоматизация формирования документов, связанных с закупочной деятельностью, на основании шаблонов. Обеспечен доступ к информации по учету исполнения договорных обязательств.