Вернуться на главную страницу выпуска>>
Автор: Андрей Захаров, директор по развитию бизнеса TopS BI
Сегодня одной из актуальных задач, которую пытаются решать финансовые подразделения холдинговых структур, является организация бюджетного процесса с высокой степенью прозрачности и достоверности.
Круг проблем
Опыт взаимодействия с руководителями финансовых подразделений холдингов позволяет выделить четыре главные проблемы, связанные с организацией централизованного управления финансами.
Во-первых, сложность представляет консолидация большого количества данных из различных подразделений (бизнес-единиц). Компании развиваются, увеличивается число направлений бизнеса, расширяется штат сотрудников. Как следствие, происходит лавинообразный рост объемов информации, которую необходимо обрабатывать и анализировать. С учетом того, что холдинги обычно представляют из себя территориально распределенные структуры, а зачастую и многоотраслевые группы, наиболее важной и сложной задачей становится обеспечение единого источника информации для всех видов отчетности на всех уровнях.
Во-вторых, холдингам важна предсказуемость результатов. Не секрет, что в условиях активизации конкурентной борьбы акционеры требуют, чтобы деятельность компании была более предсказуемой. Чтобы достичь этого, необходимо точно понимать, каким образом из данных, закладываемых в бюджетную модель, выводится прогнозирование результата.
В-третьих, группы компаний стремятся связать показатели верхнего уровня, которые являются прерогативой менеджмента, с показателями, используемыми в работе операционными сотрудниками. Лучшие примеры бюджетных моделей отражают связь всех параметров таким образом, чтобы не только видеть, как достигаются KPI конкретных работников, но и то, как это влияет на данные их руководителей.
В-четвертых, бизнес стремится к сокращению трудозатрат. Когда увеличивается объем данных и растут требования к точности, детализации и количеству аналитик, это приводит к большому объему ручных операций. Во многих российских компаниях бюджетный процесс на сегодня строится на основе таблиц Excel: файлы рассылаются по электронной почте в дочерние подразделения, где их заполняют местные финансисты и отправляют обратно в корпоративный центр. Сотрудники управляющей компании сводят данные из большого количества файлов в один, затем производятся расчет и обработка данных. Зачастую возникают ошибки, и специалисты дочерней компании не всегда могут точно определить, откуда появилась та или иная цифра.
Таким образом, при централизованном управлении бюджетами холдинга с помощью средств Excel неизбежен высокий процент недостоверности данных. В этом случае сложно определить источник тех или иных изменений, проблематично обеспечить достаточную глубину и прозрачность отчетности по причине несоответствия типа аналитических данных или их отсутствия на разных предприятиях группы (нет принятого стандарта). Сложности возникают и в связи с техническими ограничениями Excel – данный инструмент не может обеспечить необходимый уровень аналитики, с его помощью очень сложно консолидировать данные. Поскольку в процессе консолидации данных группы компаний является многоступенчатым и в нем задействовано большое количество человек, он занимает достаточно много времени, требует большого количества ресурсов и не всегда протекает эффективно.
Методология как основа
При решении обозначенных выше проблем не обойтись без современных средств. Прежде чем реализовать процесс автоматизации, то есть настроить мощную систему бюджетирования и интегрировать ее в информационный ландшафт предприятия, холдингу целесообразно решить ряд задач методологического плана: создание эффективной финансовой структуры; описание расчетной модели формирования и консолидации планов и отчетности; регламентирование процессов составления бюджета и контроля его исполнения; описание методики формирования статей бюджета для бизнес-пользователей. Система бюджетирования настраивается согласно методологии и интегрируется с учетными системами для получения факта.
Корпоративный центр и бизнес-единицы должны договориться о единой системе показателей, причем не стоит тянуть большое количество показателей на верхний уровень. Целесообразно сделать несколько уровней (ступеней), на каждом из которых будет своя степень агрегации данных. Таким образом, наверху можно будет смотреть показатели, характерные для всей группы компаний, а на уровне бизнес-единиц окажутся показатели в том или ином отраслевом разрезе.
Далее необходимо стандартизировать те методы управленческого учета, которые применяются на предприятии. Каждый показатель, который передается в консолидированную систему, должен относиться к единому стандарту, к общей величине.
Методологическая проработка обычно занимает около двух месяцев, при этом прежде всего следует опираться на концепции и принципы управленческого учета, обеспечивающие сопоставимость данных на каждом уровне (корпоративный центр, бизнес-единица и т.д.). Методология должна учитывать синхронизацию ключевых бизнес-процессов управления внутри группы компаний в целом и каждой отдельной бизнес-единицы в частности: планирование, контроль исполнения плана, сбор управленческого факта, прогнозирование, корректировка плана, управление денежными потоками.
На этапе составления методологии рекомендуется выработать план доработки учетных систем в дочерних предприятиях для обеспечения корректной консолидации данных. Формируется единая структура показателей, планы счетов, фиксируются зоны ответственности и разрабатываются регламентирующие документы, организационно-финансовая структура группы компаний и каждого из ее участников, упорядочивается взаимодействие подразделений в рамках ключевых бизнес-процессов.
Если методология в компании формализована и отвечает лучшим практикам, то процесс внедрения системы, как правило, занимает порядка 2,5 месяца.
Решение для групп компаний
Компания TopS BI разработала специализированное решение для холдингов на базе продукта Oracle Hyperion, который с 2007 года лидирует на ИТ-рынке в сегменте стратегического планирования, прогнозирования, консолидации и бюджетного управления. Используя решение, наши специалисты выполнили ряд проектов по автоматизации бюджетного процесса у холдинговых компаний.
Возможности данной системы касаются трех основных аспектов: ввод данных, обработка данных, а также получение отчетности и анализ. Решение может обеспечить как ручной ввод данных посредством веб-интерфейса или файлов Excel, так и ввод данных из любых источников, например, учетных систем SAP, 1C и т.д. Технические возможности решения позволяют интегрировать его с любыми информационными системами как для загрузки данных, так и выгрузки их во внешние хранилища.
С точки зрения обработки данных решение предоставляет мощнейший математический аппарат, очень производительное ядро системы позволяет не вкладывать значительных средств в аппаратную часть.
Также предусмотрены средства для формирования любых видов отчетности – аналитической, регламентной и т.д. Формально это могут быть таблицы, выгрузка в определенные офисные приложения и т.д.
Система учитывает высокую степень централизации современных холдингов. На уровне корпоративного центра создается решение, в котором хранятся все данные. Доступ к решению осуществляется несколькими способами, но любой пользователь напрямую, в режиме онлайн, может работать с базой данных. Данные централизованно попадают в хранилище, и финансистам корпоративного центра не представляет большого труда отслеживать статусы формирования бюджета по группе компаний. Хранение данных в централизованном хранилище на уровне управляющей компании является ключевым фактором сокращения времени на формирование консолидированной отчетности.
Решение на базе Oracle Hyperion содержит средства для представления отчетности в различных видах, включая диаграммы, графики, таблицы. Можно также организовать портал, доступный с мобильного устройства. Данные корпоративной финансовой отчетности могут быть доступны на всех уровнях холдинга, например, по единой ссылке для всех его предприятий. Посредством централизованного решения можно предоставить экономистам дочерних предприятий оперативный отчет, все заинтересованные лица могут увидеть, кто что ввел где что не стыкуется. В системе также может быть реализована достаточно сложная матричная схема согласования.
Преимущества решения
Холдинговые структуры благодаря использованию решения TopS BI на базе Oracle Hyperion получают ряд преимуществ. Так, логика расчетов задается аналогично языку написания формул Excel, поэтому сотрудникам требуется минимальное обучение для начала работы в системе. Решение не требовательно к ресурсам – нет необходимости закупать дополнительное серверное оборудование. Интеграция с любыми внешними системами (1С, страховые системы и т.д.) настраивается средствами самого решения. Справочники модели могут вестись как в самом решении, так и загружаться извне. Поддержка осуществляется силами специалистов заказчика, представляющих финансовый департамент. Операции по поддержке системы на уровне оборудования может осуществлять ИТ-служба предприятия. TopS BI может по договору вести технический мониторинг системы и оперативно реагировать на возникающие проблемы.
К ключевым преимуществам решения также относятся:
- Независимость от способа ввода данных;
- Одновременная работа большого количества пользователей;
- Легкий доступ к исходным данным из любых источников (включая Excel);
- Мониторинг состояния каждого шага процесса формирования отчетности;
- Согласованные данные на всех уровнях группы компаний;
- Все виды отчетности в одной системе; - Быстрая обработка входящих данных;
- Любое количество версий, сценариев и прогнозов без влияния на скорость работы;
- Контроль безопасности данных.
Централизованное решение обеспечивает доступ к единым данным холдинга на всех уровнях, со всех дочерних предприятий. В результате внедрения системы бюджетирования на базе Oracle Hyperion группа компаний получает расширенный анализ деятельности, не доступный в «подручных средствах» (Excel, ERP), что позволяет своевременно реагировать на различные явления в экономике компании. Благодаря системе в холдинге появится прозрачная финансовая модель, понятная для инвесторов и партнеров, повышающая доверие к компании среди инвестиционного сообщества.
Централизованная среда для отчетности группы компаний обеспечивает единое понимание показателей бизнеса и повышает доверие к информации со стороны руководства. Финансовая модель, увязанная с показателями основной деятельности, позволяет принимать правильные управленческие решения.
В рамках платформы Oracle Hyperion можно также успешно решать задачи финансовой консолидации. Поскольку финансовая отчетность строится на основе определенных стандартов, будь то IFRS (МСФО), US GAAP и т.д., необходимо на всех этапах ее подготовки обеспечить аудит данных. Решение позволяет оперативно откликаться на требования аудиторов по обоснованию тех или иных изменений.
В условиях меняющейся организационной структуры использование специализированных решений для бюджетного управления позволяет оперативно установить контроль над показателями деятельности компании. Система на базе Oracle Hyperion может стать ядром для формирования мощной аналитической системы группы компаний.