В условиях жесткой конкуренции и очень динамичного рынка руководителям бизнеса оперативно требуется достоверная финансовая отчетность, чтобы быстро принимать взвешенные решения. Это особенно актуально, когда холдинговая структура активно укрепляет позиции на рынке за счет расширения бизнеса, убежден Юрий Панкратов, вице-президент по финансам ГК «Систематика».

- Юрий, c какими сложностями Вам пришлось столкнуться в связи с ростом бизнеса?

- С 2007 года в Группу вошли 7 компаний, и все они присоединялись со своим «багажом» – идеологией, бизнес-процессами, учетными системами, пониманием того, что «хорошо, а что плохо». Мы стремились создать нечто большее, чем простое сложение различных бизнесов под эгидой управляющей компании. В ходе решения возникающих бизнес-задач для нас было важно научиться эффективно работать с учетом интересов всех компаний и на благо всей Группы.

Когда я начал работать в Группе в конце 2009 г., одной из первоочередных задач было подготовить в разумные сроки адекватную и внятную единую консолидированную управленческую и МСФО отчетность.

- Как финансисты Группы решали эту задачу?

- Сначала был Excel. После настройки процесса сбора данных с помощью такого всем знакомого «простого и универсального инструмента» появилась необходимость перехода на другой уровень. Анализ ситуации показал, что без дополнительных «ручных» и трудоемких уровней контроля, использование Excel как инструмента консолидации имеет ряд существенных недостатков. Во-первых, слабый внутренний контроль за «целостностью» данных, отсутствие «аудиторского следа» по корректировкам и высокие риски искажения информации, связанные с человеческим фактором. Ряд сложностей возникает и в связи с отсутствием единого архива. Кроме того, достаточно трудоемко каждый раз обновлять значительное количество «тяжелых» Excel-форм по итогам обсуждений и бюджетных итераций.

- Как происходил выбор нового инструмента консолидации?

- Когда мы достигли потолка в части «улучшайзинга» Excel и соответствующих бизнес-процессов с помощью административных методов, нагрузка на сотрудников увеличивалась. При этом высокий риск человеческого фактора все равно оставался. Тогда было принято решение внедрить мощную информационную систему класса CPM (Corporate performance management). С ее помощью мы хотели не только снизить риск искажения управленческой информации, но и сократить трудоемкость и сроки выполнения процессов и расширить аналитические возможности обработки данных.Очевидно, что достаточно сложно эффективно автоматизировать ненастроенные бизнес-процессы. Поэтому мы в первую очередь проделали определенную работу по окончательной унификации отчетности, согласовали с руководством и акционерами форматы и ключевые принципы предоставления данных.

При выборе программного обеспечения мы не стали «изобретать велосипед», а рассматривали пять лучших в своем классе систем. По результатам анализа целого ряда критериев, включая функциональные возможности и стоимость внедрения, выбор был сделан в пользу Oracle Hyperion Planning.

В качестве партнера по внедрению остановились на компании TopS BI. Коллеги внедрили систему быстро: проект стартовал в июне, а прошлогодняя бюджетная кампания была запущена уже на базе Oracle Hyperion в ноябре. Считаю, что в успехе проекта сыграли свою роль экспертиза и опыт TopS BI именно в холдингах и наличие преднастроенного решения.

- Как организован процесс подготовки отчетности в Группе сейчас?

- На текущий момент отчетность холдинга зафиксирована в «единой системе координат». Автоматизирован процесс консолидации плановой и фактической информации (ежемесячный план-факт анализ). Сверка и согласование групповых оборотов осуществляется в оперативном режиме без использования дополнительной поддержки приложением Excel, что особенно актуально в условиях роста кросс-продаж в рамках Группы.

Мы получили возможность проводить сравнительный анализ любых периодов и сценариев, при этом значительно сократилось время на консолидацию и техническую подготовку данных. Для холдинга это особенно актуально, поскольку информационные потребности бизнеса (акционеров и топ-менеджеров) часто связаны с оперативным предоставлением отчетов. Достаточно распространенная ситуация, когда задача ставится в конце рабочего дня с жесткими сроками исполнения. С достоверным хранилищем данных, в нашем случае Oracle Hyperion, скорость реагирования на информационные запросы топ-менеджмента увеличилась, появилась определенная степень комфорта. У руководителей появилось больше времени на более качественный анализ информации.